Medienverteiler
erstellen und pflegen

Eine Frau, die auf den Inhalt zeigt.

Für Unternehmen und Organisationen ist es oft schwierig, die Aufmerksamkeit der Medien auf ihre Produkte, Dienstleistungen oder andere Neuigkeiten zu lenken. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten von den Medien wahrgenommen werden, ist der gezielte Versand einer Medienmitteilung an einen gut gepflegten Medienverteiler.

Doch was ist eigentlich ein Medienverteiler, warum ist er so wichtig und vor allem: wie kann man eine effektive Mailingliste erstellen? Lesen Sie weiter und erfahren Sie alles über den optimalen Aufbau eines Medienverteilers: Wie Sie eine Mailingliste erstellen, kontinuierlich ausbauen und pflegen können, um langfristig mediale Aufmerksamkeit zu erzielen.

Ein Mann, der vor einem digitalen Bildschirm steht.

Was ist ein Medienverteiler?

Ein Medienverteiler bzw. Mailingliste ist das zentrale Instrument der Öffentlichkeitsarbeit. Dieser Verteiler umfasst Medienkontakte, die von Unternehmen oder Organisationen genutzt werden, um ihre Medienmitteilungen zu verbreiten. Er enthält Kontaktdaten wie zum Beispiel Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Medientiteln von Journalisten, Redaktoren und anderen Ansprechpartnern.

Eine Frau, die auf einen großen Laptop zeigt.

Warum braucht man einen Medienverteiler?

Die PR und Medienarbeit lebt von Kontakten zu den Medienvertreterinnen und -vertretern. Ein gut gepflegter PR-Verteiler ist die Basis für nachhaltige Beziehungen zu den wichtigsten Key-Medien. So können Sie Ihre Nachrichten gezielt an die Kontakte versenden, die sich für Ihre Medienmitteilungen interessieren und erreichen immer die richtigen Personen.

Ein Mann, der nachdenkt und dabei nach oben schaut.

3 Schritte: Wie erstellt man eine Mailingliste?

Mit einer Mailingliste können Sie also wichtige Nachrichten gezielt an Journalisten und Medien versenden, die zu Ihren Themen passen. Doch wie können Sie eine Mailingliste erstellen?

In den folgenden 3 Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Mailingliste erstellen: Schritt für Schritt und so einfach wie möglich. So legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Medienarbeit von der Recherche bis zur Pflege.

Wenn Sie einen Medienverteiler aufbauen, gilt vor allem: Seien Sie selektiv und vermeiden Sie das Giesskannenprinzip – Qualität geht vor Quantität!

Zielscheibe, aus der ein Stück herausgeschnitten ist.

1. Zielgruppe definieren

Definieren Sie zunächst Ihre Zielgruppe genau, damit Sie wissen, für wen Ihre Medienmitteilungen relevant sind. Recherchieren Sie, welche Medien und Journalistinnen und Journalisten über Ihre Branche berichten. Überlegen Sie also, wer wirklich von Ihren Nachrichten profitieren könnte.

Je gezielter Sie hier vorgehen, desto effizienter können Sie Ihre Mailingliste aufbauen. Achten Sie dabei darauf, dass Ihre Key-Medien einen echten Nutzen aus Ihrer Nachricht ziehen können und dass Sie immer die passenden Journalisten kontaktieren. Dann ist auch die Resonanz und das Interesse bei den Journalistinnen und Journalisten grösser.

Ausweis mit Bild und Daten

2. Recherche der Journalistinnen und Journalisten

Im zweiten Schritt können Sie Ihre Mailingliste gezielt aufbauen. Das machen Sie, indem Sie sorgfältig recherchieren, welche Redaktionen, Journalistinnen und Journalisten für Ihr Thema infrage kommen. Dazu können Sie ein professionelles Medienverzeichnis wie renteria von news aktuell nutzen, das Ihnen einen breiten Überblick über geeignete Medienkontakte bietet.

Nutzen Sie für Ihre Recherche auch soziale Netzwerke wie LinkedIn, in denen Sie auch gezielt nach Medienschaffenden suchen können, die über Ihre Branche oder verwandte Themen berichten. Diese können heutzutage wichtige Quellen sein, wenn es darum geht, eine Mailingliste aufzubauen und sollten auf keinen Fall vernachlässigt werden.

Auch Branchenverzeichnisse sind eine wertvolle Quelle. Und vergessen Sie nicht, wenn Sie Ihren Medienverteiler erstellen, auch lokale und regionale Medien miteinzubeziehen – diese interessieren sich oft besonders für Themen, die in ihrer Nähe angesiedelt sind und somit eine höhere Chance auf Veröffentlichung haben.

Mappe mit Papieren und Daten

3. Struktur und Inhalt der Mailingliste

Um eine Mailingliste erstellen zu können, ist es wichtig, sie übersichtlich und gut zu strukturieren. So finden Sie die richtigen Journalistenkontakte schnell und steigern die Effizienz Ihrer Medienarbeit.

Einen Medienverteiler bzw. eine Mailingliste aufzubauen, kann zunächst komplex erscheinen. Deshalb hier die wichtigsten Punkte, die Ihnen dabei helfen, den Überblick zu behalten, wenn Sie einen Medienverteiler erstellen.

Ein gut aufgebauter Medienverteiler sollte mindestens folgende Informationen enthalten: den Medientitel, die Mediengattung (zum Beispiel Tageszeitung, Radio, Fachzeitschrift oder TV), den Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners, die Anrede, die Funktion, das Ressort und die E-Mail-Adresse.

Wenn Sie Ihre Mailingliste so aufbauen, erreichen Sie gezielt die relevanten Medienkontakte und legen gleichzeitig den Grundstein für eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Tipps für den Aufbau eines Medienverteilers bzw. einer Mailingliste

Einen Medienverteiler bzw. eine Mailingliste aufzubauen erfordert sowohl sorgfältige Recherche als auch eine gut durchdachte Strukturierung der Medienkontakte. Ob Sie dafür ein einfaches Excel-Spreadsheet verwenden, sprich Ihren Medienverteiler als Liste anlegen, oder auf ein professionelles Medienverzeichnis zurückgreifen, hängt von Ihren individuellen Anforderungen und Ressourcen ab.

Während Excel eine flexible und kostengünstige Lösung darstellt, bieten spezialisierte Medienverzeichnisse oft ausführliche Informationen zu den Medien und den Kontakten, zusätzliche Funktionen wie integrierte Mailing-Tools und automatisch aktuelle Daten. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile – wichtig ist, dass der Aufbau Ihres Medienverteilers gut durchdacht ist und eine solide Basis für eine effektive und nachhaltige Medienarbeit schafft.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Mailingliste effizient zu erstellen.

  • Definieren Sie Ihre Key-Medien und Key-Kontakte und priorisieren Sie diese nach ihrer Bedeutung für Ihre PR-Arbeit. Vergewissern Sie sich bei jedem Kontakt, dass Sie dessen Einverständnis haben, in Ihren Medienverteiler aufgenommen zu werden (Stichwort: DSGVO).
  • Lernen Sie die Wünsche Ihrer Kontakte kennen. Der eine möchte Ihre Medienmitteilungen gerne an seine persönliche E-Mail-Adresse erhalten, andere Medien haben sich intern vielleicht anders organisiert und möchten Ihr Material lieber an eine allgemeine E-Mail-Adresse geschickt bekommen. Den jeweiligen Wünschen sollten Sie nachkommen und diese in zusätzlichen Feldern notieren, wenn Sie den Medienverteiler erstellen.
  • Vergessen Sie nicht die freien Journalistinnen und Journalisten. Auch freie Medienschaffende gehören in jede sorgfältig recherchierte Mailingliste. Das ist auch deshalb sinnvoll, da gerade Freie in der Regel sehr empfänglich für Themenvorschläge sind. Darüber hinaus arbeiten viele Medien inzwischen mit freien Journalistinnen und Journalisten, die häufig auch über grosses Expertenwissen verfügen.
  • Legen Sie für jeden Kontakt eine Kontakthistorie an. So können Sie jederzeit nachlesen, mit wem Sie wann über welche Themen gesprochen haben, wann Sie sich begegnet sind und in welcher Ihrer Key-Medien bereits Veröffentlichungen stattgefunden haben. So können Sie eine gute Beziehung zu Ihren Journalistenkontakten aufbauen.
  • Prüfen Sie vor dem Versand einer Medienmitteilung sorgfältig, ob Ihr Thema auch wirklich für jeden Ihrer Medienkontakte von Interesse ist. Im Zweifel streichen Sie den Kontakt aus dem Verteiler. Und last but not least gilt beim Medienverteiler erstellen: Bieten Sie Ihren Kontakten immer eine Möglichkeit zum Opt-Out an.

Eine Mailingliste zu erstellen ist der erste Schritt, aber ihre Pflege ist ebenso entscheidend. Nur ein aktueller und gut gepflegter Verteiler stellt sicher, dass, wenn Sie eine Medienmitteilung schreiben und diese versenden, Ihre Neuigkeit immer die richtigen Ansprechpartner erreicht und eine maximale Wirkung erzielt.

Kontakte in der Medienwelt ändern sich häufig, und es ist wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben, um die Relevanz Ihres Verteilers zu erhalten. Erfahren Sie, wie news aktuell Sie beim Aufbau und vor allem bei der kontinuierlichen Pflege eines professionellen Medienverteilers unterstützen kann.

Wie hilft news aktuell bei Aufbau und Pflege eines Medienverteilers?

Aber nicht nur einen Medienverteiler zu erstellen ist zeitintensiv, auch einen Medienverteiler permanent zu pflegen, kostet viel Zeit. Und da sich die Ansprechpartnerinnen und -partner in den Redaktionen ändern, kann ein Medienverteiler, der heute noch aktuell ist, morgen schon veraltet sein. Hier bietet sich ein professionelles Verzeichnis an.

news aktuell unterstützt mit seinem Medienverzeichnis und PR-Werkzeug renteria alle Kommunikationsprofis beim Aufbau eines Medienverteilers.

Ordner mit Einsen und Nullen

Medienverzeichnis renteria – international, national, regional

Im Medienverzeichnis renteria finden Sie über 612'000 Datensätze von Kontakten – inklusive der Medien und Themen, für die sie tätig sind. Ihr Medienmaterial können Sie bequem über das integrierte Mailing-Tool per E-Mail an Ihre Kontakte versenden. Sie erreichen mit renteria PR-Verantwortliche, Podcastende, Influencende, Bloggende und Medienschaffende.

Alle in renteria eingetragenen Kontakte werden durch ein Rechercheteam regelmässig verifiziert und von den Medien freigegeben. Gleichzeitig können Sie Ihr Medienmaterial (Texte, Bilder etc.) in einem eigenen Newsroom auf Presseportal.ch veröffentlichen und archivieren. So erhalten PR-Inhalte mehr Traffic, mehr Wahrnehmung und eine höhere Sichtbarkeit bei Google & Co.

Die Vorteile von renteria im Überblick:

  • Zielgerichtete Recherche, unkomplizierte Verwaltung und schneller Versand: Unser Medienverzeichnis renteria verfügt über vielfältige Recherchemöglichkeiten. Mit nur wenigen Klicks finden Sie Ihre entscheidenden Kontaktpersonen zu Ihrem Thema und das Medienverteiler erstellen ist dabei schnell und unkompliziert.
  • Professionelles Verteilermanagement mit aktuellen und autorisierten Daten: Das Rechercheteam von renteria überprüft regelmässig alle Kontakte der Datenbank und nimmt Ihnen so die Verteilerpflege ab. Das heisst: Alle Daten sind aktuell und von den Medien autorisiert.
Zu renteria

Erfolgreich einen eigenen Medienverteiler aufbauen und pflegen

Medienverteiler erstellen und diese dann auch effizient zu pflegen sind entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Medienarbeit. Eine aktuelle und massgeschneiderte Mailingliste stellt sicher, dass Ihre Nachrichten die richtigen Ansprechpartner erreichen und maximiert so Ihre Reichweite. Achten Sie darauf, Ihre Kontakte regelmässig zu überprüfen und auf die relevanten Zielgruppen abzustimmen.

Aber auch der Aufbau eines Medienverteilers will gelernt sein, denn einen Medienverteiler bzw. eine Mailingliste aufzubauen umfasst mehr als nur das Sammeln von Kontaktdaten. Dazu gehören auch die gezielte Ansprache und Kategorisierung der Medienschaffenden. Mit einem klaren Fokus auf Qualität statt Quantität erhöhen Sie die Chancen auf eine erfolgreiche Berichterstattung.

Für die Zukunft sollten Sie kontinuierlich an der Optimierung und Anpassung Ihres Medienverteilers arbeiten. Die Medienlandschaft verändert sich schnell und es lohnt sich, auf Pflege- und Automatisierungstools zurückzugreifen. Diese helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und Ihre Medienarbeit effizienter zu gestalten.

Brauchen Sie Unterstützung dabei, einen Medienverteiler zu erstellen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren! Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihren individuellen Medienverteiler aufzubauen und somit Ihre Medienarbeit auf das nächste Level zu bringen!

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