Sie haben Neuigkeiten zu Ihrem Unternehmen, Ihren Produkten oder Dienstleistungen oder zu einem Event? Sie möchten, dass die Medien und die Öffentlichkeit darüber erfahren und haben dazu eine Medienmitteilung geschrieben? Dann kommt es nun auf die optimale Veröffentlichung an. In diesem Beitrag geben wir Ihnen wichtige Tipps, wie Sie Ihre Medienmitteilung erfolgreich versenden.
Wie erreichen Sie mit Ihrer Medienmitteilung eine möglichst hohe Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit bei Journalistinnen und Journalisten? Im Folgenden fassen wir für Sie die wichtigsten Tipps für eine gelungene Veröffentlichung zusammen.
Nur, wenn Sie die Zielsetzung Ihrer Mitteilung definieren, können Sie die relevanten Zielgruppen bestimmen. Deshalb stellen Sie sich vorab die folgenden Fragen:
Vor dem Schreiben sollten Sie sich immer fragen: Ist der Anlass bzw. das Thema auch wirklich relevant für die Medien? Erfüllt die Mitteilung mindestens einen der Nachrichtenfaktoren?
Halten Sie sich beim Schreiben sodann an den üblichen Aufbau und Sprachstil einer Medienmitteilung, um von den Journalistinnen und Journalisten wahrgenommen zu werden. Vor dem Versenden Ihrer Medienmitteilung können Sie zudem ein Anschreiben formulieren, in dem Sie gezielt auf den Mehrwert für den bzw. die Medienschaffende eingehen.
Der gängigste Kanal für das Versenden einer Medienmitteilung ist die E-Mail. Um noch mehr Reichweite zu erlangen, nutzen Sie auch Ihre eigene Webseite und Social-Media-Kanäle. Ebenso können Presseportale und Native Advertising Ihre Sichtbarkeit erhöhen.
Erwägen Sie auch, die Medienmitteilung über Ihre Newsletter oder Ihren Blog zu streuen, um eine noch breitere Leserschaft zu erreichen.
Empfehlenswert ist es, den kompletten Text der Medienmitteilung in die E-Mail zu kopieren. So können Journalistinnen und Journalisten Ihre Meldung am einfachsten weiterverarbeiten. Vermeiden Sie offene Dateien wie Word, denn diese werden aufgrund ihrer Anfälligkeit von Viren ungern geöffnet, insbesondere, wenn sie von unbekannter Stelle kommen. Wenn Sie Ihr Layout einbinden möchten, dann besser als PDF-Anhang.
Achten Sie beim Timing Ihrer Veröffentlichung darauf, dass Ihre Meldung einen aktuellen Bezug hat. Halten Sie zudem wichtige Ereignisse oder Branchentrends im Blick, um Ihre Medienmitteilung optimal auf aktuelle Themen abzustimmen.
Kennen Sie ausserdem die Redaktionsschlüsse und Erscheinungstermine Ihrer wichtigsten Medien. Beliebte Versandtage sind Dienstag, Mittwoch und Donnerstag, gängiger Versandzeitpunkt ist der Morgen bzw. Vormittag.
Durch hohe Personalfluktuation und ständige Änderungen in der Medienlandschaft ist ein Verteiler schnell veraltet. Redaktore wechseln Zuständigkeiten, Verlage stellen Publikationen ein oder bringen neue Formate heraus. Zum Versenden Ihrer Medienmitteilung benötigen Sie deshalb einen guten Verteiler. Er muss regelmässig aktualisiert werden, um aktuell und effektiv zu bleiben.
Prüfen Sie nach jeder Aussendung Rückläufer, um neue Ansprechpartner zu finden oder aktuelle Kontaktdaten zu bestätigen. Dies hilft nicht nur bei der Aktualisierung, sondern stärkt auch Ihre Beziehungen zu den Medienhäusern.
Wenn Sie regelmässig Medienmitteilungen versenden, empfiehlt es sich professionelle Software oder PR-Tools zu nutzen, wie z.B. das Medienverzeichnis und PR-Werkzeug renteria oder das Verbreitungsnetzwerk ots von news aktuell. Diese Tools helfen Ihnen nicht nur bei der gezielten Verbreitung Ihrer Meldungen, sondern bieten auch Funktionen zur Kontaktpflege und Analyse Ihrer Reichweite.
Zusätzlich können professionelle PR-Tools wertvolle Einblicke in die Medienresonanz und die Wirksamkeit Ihrer Medienmitteilungen bieten. Sie ermöglichen es Ihnen, den Erfolg Ihrer PR-Aktivitäten zu messen und Ihre Strategie gezielt anzupassen, um noch effektiver zu kommunizieren.
Es gibt verschiedene Wege, Ihre Medienmitteilung zu veröffentlichen. Im Folgenden erklären wir die Vorteile und Herausforderungen der unterschiedlichen Kanäle und geben Ihnen wichtige Tipps für den jeweiligen Kanal.
Einer der gängigsten Verbreitungswege ist die E-Mail. Achten Sie darauf, einen massgeschneiderten und aktuellen Medienverteiler aufzubauen.
Senden Sie Ihre Mitteilung nicht ziellos an möglichst viele Empfängerinnen und Empfänger. Irrelevante Inhalte können dazu führen, dass die Journalisten und Journalistinnen Ihre Medienmitteilungen irgendwann ignorieren, und zwar auch dann, wenn sie tatsächlich mal relevant für sie wären. Überprüfen Sie deshalb vor jeder Verbreitung, ob die Journalistenkontakte wirklich für die jeweilige Meldungsthematik relevant sind.
Vorteile E-Mail:
Herausforderungen E-Mail:
Tipps für den Versand der Medienmitteilung per E-Mail:
Zusätzlich zur Verbreitung an die Medien empfiehlt es sich, die Medienmitteilung auch auf den eigenen Kanälen wie zum Beispiel der Webseite zu veröffentlichen.
Vorteile Webseite:
Herausforderungen Website:
Tipps für die Veröffentlichung der Medienmitteilung auf der eigenen Webseite:
Nutzen Sie Ihre eigenen Social-Media-Kanäle, um die Medienmitteilung zu streuen. Denn in den sozialen Netzwerken erreichen Sie nicht nur Ihre Kundschaft oder Potenziale. Auch viele Journalistinnen und Journalisten nutzen Social Media für die eigene Themenrecherche.
Eine Veröffentlichung auf Plattformen wie LinkedIn oder Instagram kann somit zusätzliche Reichweite schaffen und ermöglicht es, Ihre Inhalte direkt in den Nachrichtenstrom relevanter Akteure zu bringen.
Wird Ihr Post von Medienschaffenden mit einer hohen Reichweite aufgegriffen, kann das die Glaubwürdigkeit Ihres Contents sogar zusätzlich erhöhen und Sie erhalten über Social Media möglicherweise noch mehr Aufmerksamkeit und Sichtbarkeit als über eine Verbreitung in den klassischen Medien.
Vorteile Social Media:
Herausforderungen Social Media:
Tipps für das Posting der Medienmitteilung auf Social Media:
Bei einer herkömmlichen Verbreitung Ihrer Medienmitteilung entscheiden Journalistinnen und Journalisten, ob Ihre Mitteilung in der Berichterstattung aufgenommen wird – oder auch nicht. Eine garantierte Veröffentlichung im redaktionellen Umfeld bieten hingegen Native Ads. Das sind als Anzeige gekennzeichnete Inhalte, die an Design und Inhalte des Mediums angepasst sind.
Neben der garantierten Platzierung auf Medienseiten gibt es noch eine Reihe von weiteren Vorteilen von Native Advertising.
Vorteile Native Ads:
Herausforderungen Native Ads:
Tipps für das Veröffentlichen der Medienmitteilung als Native Ads:
Optimalerweise ergänzen Native Ads den traditionellen Versand einer Medienmitteilung, denn das Vertrauen in unabhängige Berichterstattung lässt sich durch Anzeigen nicht ersetzen.
Aber gerade die Kombination beider Formate bietet Potenzial für langfristige Reichweite und Sichtbarkeit. Wie Sie dieses Format am besten für Ihre Medienarbeit nutzen können, lesen Sie auf unserer Lösungsseite zu Native Advertising.
Zu Native Advertising
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Medienmitteilung zu verbreiten, ist die Veröffentlichung in Presseportalen. Medienschaffende können auf den Portalen – meist nach bestimmten Suchkriterien – Medienmeldungen abonnieren und lesen. Presseportale gibt es in unterschiedlichen Professionalisierungsgraden, einige sind branchenspezifisch aufgestellt, andere wiederum haben eine allgemeine thematische Ausrichtung.
Presseportale bieten somit eine zusätzliche Möglichkeit, Ihre Reichweite im Netz zu steigern. Je nach Portal variiert diese sehr stark. Eines der reichweitenstärksten PR-Portale ist Presseportal.ch von news aktuell.
Vorteile Presseportale:
Herausforderungen Presseportale:
Tipps für die Veröffentlichung der Medienmitteilung auf Presseportalen:
Wir fassen für Sie zusammen, worauf es beim Timing von Medienaussendungen ankommt:
Was ist eine Sperrfrist?
Eine Sperrfrist ist eine zeitliche Veröffentlichungssperre für Nachrichten und Informationen. Sperrfristen werden eingesetzt, um den Medien vorab Infos zur Verfügung zu stellen und ihnen die Zeit zu geben, eine fundierte Berichterstattung vorzubereiten. Eine Sperrfrist ist nicht rechtlich bindend. Oft muss eine Redaktion, die Sperrfristen missachtet, damit rechnen, künftig von Vorabinformationen ausgeschlossen zu werden.
Den perfekten Wochentag oder die perfekte Uhrzeit für das Versenden von Medienmitteilungen gibt es nicht. Aber es gibt bessere und schlechtere Zeiten:
An diesen Tagen besser nichts kommunizieren
Zudem gibt es über das Jahr verteilt Tage, an denen andere Themen Priorität geniessen: Das sind vor allem der 1. August (Nationaler Feiertag ) und die Eidgenössischen Abstimmungstage. An diesen Tagen sollte man Medienaussendungen vermeiden, sofern sie nicht zu den Themen passen, die in den eidgenössischen Abstimmungstagen besprochen werden.
Natürlich können Sie Ihre Medienmitteilung manuell über gängige E-Mail-Programme versenden und Ihre Medienkontakte in einer Excelliste oder eigenen Datenbank aufbauen. Dieser Weg empfiehlt sich, wenn Sie eine überschaubare Menge an Medienmitteilungen und Journalistenkontakten haben. Für die Ansprache grösserer Mailinglisten eignet sich eine professionelle PR-Software und spezielle PR-Tools besser.
Aber nicht nur der Aufbau eines Medienverteilers ist sehr zeit- und ressourcenintensiv, auch die Pflege und Aktualisierung der Medienkontakte kostet viel Arbeit. PR-Tools können bei der Erstellung und dem Management von Medienverteilern bzw. Mailinglisten sowie dem Versenden und Reporting von Medienmitteilungen unterstützen.
Kostenlose PR-Tools
Es gibt eine Reihe von freien Tools für PR- und Medienarbeit. Meist sind die Funktionen aber begrenzt und die Reichweite geringer, da sie gegenüber kostenpflichtigen Tools über kleinere Mediennetzwerke verfügen. Auch der individuelle Support ist bei den kostenlosen Tools oft eingeschränkt.
Die dpa-Tochter news aktuell verfügt als Kommunikationsdienstleister mit 35 Jahren Expertise über unterschiedliche PR-Tools und Services. Das Medienverzeichnis und PR-Werkzeug renteria und das Verbreitungsnetzwerk ots sind etablierte Tools, die bei der Medienarbeit effektiv unterstützen.
Abschliessend fassen wir nochmal die wichtigsten Regeln für eine erfolgreiche Veröffentlichung Ihrer Medienmitteilung in einer Checkliste zusammen.
Ob Ihre Medienmitteilung die gewünschte Aufmerksamkeit erhält oder nicht, hängt nicht nur vom Inhalt ab. Mindestens genauso wichtig ist, wie und an wen Sie Ihre Mitteilung versenden.
Die Wahl der relevanten Medienkontakte und der richtigen Kanäle spielt dabei ebenso eine entscheidende Rolle wie ein durchdachter Zeitpunkt für die Veröffentlichung. Professionelle Tools wie ots oder renteria von news aktuell können Sie bei der Veröffentlichung Ihrer Medienmitteilung massgeblich unterstützen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne ausführlich zur Veröffentlichung Ihrer Medienmitteilung.