Il y a du nouveau dans votre entreprise, dans votre gamme de produits ou de services, ou vous organisez un événement? Vous souhaitez que les médias et le grand public en soient informés, et vous avez rédigé un communiqué de presse à ce sujet? Il s’agit à présent d’en assurer une publication optimale. Cet article vous donne quelques conseils pour un envoi réussi de votre communiqué de presse.
Comment susciter une attention et une visibilité maximales de votre communiqué de presse auprès des journalistes ? Nous vous donnons ici quelques conseils importants pour une publication réussie.
Vous ne pourrez définir les groupes cibles déterminants qu’une fois que vous aurez fixé les objectifs de votre communiqué de presse. C’est pourquoi vous devez répondre avant tout aux questions suivantes:
Avant la rédaction, posez-vous toujours les questions suivantes: l’événement ou le thème est-il vraiment intéressant pour les médias? Le communiqué répond-il à au moins un facteur d’actualité?
Lorsque vous rédigez, respectez la structure et le style usuels d’un communiqué de presse afin que les journalistes vous considèrent comme crédible. Avant l’envoi de votre communiqué de presse, vous pouvez rédiger une lettre d’accompagnement dans laquelle vous évoquez la valeur ajoutée de votre information pour les médias.
L’e-mail est le canal le plus courant pour envoyer des communiqués de presse. Pour une portée encore renforcée, utilisez également votre propre site Internet et vos canaux sur les réseaux sociaux. Les portails de presse et le Native Advertising peuvent aussi renforcer votre visibilité.
N’hésitez pas à diffuser votre communiqué de presse à l’aide de votre newsletter ou de votre blog pour étendre encore votre lectorat.
Il est recommandé de copier le texte complet du communiqué de presse dans l’e-mail. Cela permet aux journalistes de travailler sur votre texte de façon simple. Évitez des fichiers ouverts tels que Word. En raison de leur sensibilité aux virus, les destinataires seront réticents à les ouvrir, surtout si leur expéditeur est inconnu. Si vous souhaitez un envoi avec une mise en forme élaborée par vos soins, privilégiez le format PDF pour votre pièce jointe.
Lorsque vous élaborez le calendrier de votre publication, assurez-vous que ce que vous annoncez présente un lien avec l’actualité. Ne perdez pas de vue les tendances sectorielles ou les événements importants liés à votre activité pour que votre communiqué de presse soit parfaitement en phase avec l’actualité.
Pensez toujours aux clôtures de rédaction et aux échéances de publication des médias que vous jugez particulièrement importants. Les jours d’envoi les plus appréciés sont le mardi, le mercredi et le jeudi, usuellement le matin ou avant midi.
En raison de l’importance des fluctuations de personnel et des changements constants dans le monde des médias, les listes de distribution deviennent rapidement obsolètes. Les responsabilités des rédacteurs évoluent, les éditeurs interrompent leurs publications ou développent de nouveaux formats. Une bonne liste de distribution est donc nécessaire pour l’envoi de votre communiqué de presse. Celle-ci doit être régulièrement mise à jour pour rester d’actualité et ne pas perdre en efficacité.
Après chaque envoi, vérifiez les retours afin d’identifier de nouveaux interlocuteurs ou de confirmer que vos adresses de contact restent d’actualité. Cela contribue à la mise à jour de votre liste de distribution et renforce vos relations avec les médias.
Si vous publiez régulièrement des communiqués de presse, il est recommandé d’utiliser des logiciels et des outils de relations publiques de niveau professionnel tels que l’annuaire des médias et outil de relations publiques renteria ou le réseau de diffusion ots de news aktuell. Ces outils vous aideront à diffuser vos communiqués de façon ciblée. Ils disposent aussi de fonctions de mise à jour des contacts et d’analyse de leur visibilité.
De plus, des outils de relations publiques de niveau professionnel peuvent vous fournir des informations précieuses sur la résonance de votre communiqué dans les médias et sur l’efficacité de vos communiqués de presse. Ils vous permettent de mesurer l’efficacité de vos activités de relations publiques et d’adapter votre stratégie de manière ciblée afin d’avoir encore plus de succès dans votre travail de communication.
Il existe plusieurs manières de publier votre communiqué de presse. Nous vous expliquons ci-dessous les avantages et les limites de chaque canal et vous donnons aussi quelques conseils importants à ce sujet.
L’e-mail est l’un des canaux de diffusion les plus usuels. Il est important d’élaborer une liste de distribution aux médias qui soit à la fois personnalisée et à jour.
N’envoyez pas votre communiqué à autant de destinataires que possible, sans objectif précis. L’envoi de contenus non pertinents peut conduire à ce que les journalistes finissent par ignorer vos envois, même lorsqu’ils sont pertinents pour eux. Avant chaque diffusion, assurez-vous donc que les journalistes sont les bons destinataires pour le thème de votre communiqué.
Avantages de l’e-mail:
Limites de l’e-mail:
Conseils pour l’envoi d’un communiqué de presse par e-mail:
En plus d’une diffusion auprès des médias, il est recommandé de publier le communiqué de presse sur ses propres canaux de communication, p. ex. sur son site Internet.
Avantages d’un site Internet:
Limites d’un site Internet:
Conseils pour la publication d’un communiqué de presse sur votre propre site Internet:
Utilisez vos propres canaux sur les réseaux sociaux pour diffuser le communiqué de presse. En effet, les réseaux sociaux vous permettent d’atteindre d’autres cibles que votre clientèle ou vos prospects. De nombreux journalistes utilisent aussi les réseaux sociaux pour leurs propres recherches thématiques.
Une publication sur des plateformes telles que LinkedIn ou Instagram peuvent ainsi renforcer votre visibilité et vous permettre de faire passer vos contenus directement dans le flux d’informations d’acteurs intéressés.
Si votre post est repris par des spécialistes des médias ayant une audience importante, la crédibilité de votre contenu peut même s’en trouver renforcée. Vous pourrez alors bénéficier d’une plus grande attention et d’une plus forte visibilité sur les réseaux sociaux qu’au moyen d’une diffusion dans les médias classiques.
Avantages des réseaux sociaux:
Limites des réseaux sociaux:
Conseils pour poster des communiqués de presse sur les réseaux sociaux:
Si vous diffusez votre communiqué de presse de façon classique, les journalistes décideront s’ils reprendront votre communiqué dans un article, ou pas. Les Native Ads, quant à elles, vous garantissent une publication dans un contexte rédactionnel. Ce sont des contenus signalés comme annonces, mais qui s’adaptent au design et aux contenus du média où ils paraissent.
Outre la garantie d’un placement sur les pages des médias, le Native Advertising présente de nombreux autres avantages.
Avantages des Native Ads:
Limites des Native Ads:
Conseils pour la publication de communiqués de presse sous forme de Native Ads:
Dans l’idéal, les Native Ads complètent l’envoi traditionnel d’un communiqué de presse. En effet, les annonces ne remplaceront pas la confiance que suscite un article écrit de manière indépendante.
Mais c’est justement la combinaison des deux formats qui présente un réel potentiel en matière d’audience et de visibilité à long terme. Vous trouverez sur notre page de solutions de Native Advertising comment vous pouvez utiliser au mieux ce format pour votre travail avec les médias.
Vers le Native Advertising
La publication sur des portails de presse constitue une autre possibilité de diffuser votre communiqué de presse. Sur ces portails, les médias peuvent s’abonner à des publications de communiqués de presse afin d’en prendre connaissance, le plus souvent en fonction de critères de recherche définis. Il existe des portails de presse destinés à un public professionnel, à des degrés divers. Certains se sont spécialisés dans un secteur d’activité, d’autres ont un positionnement généraliste.
Les portails de presse constituent donc une possibilité supplémentaire de renforcer votre audience sur Internet. L’audience varie cependant fortement d’un portail à l’autre. Presseportal.ch, proposé par news aktuell, est l’un des portails de presse les plus puissants de Suisse pour les relations publiques.
Avantages des portails de presse:
Limites des portails de presse:
Conseils pour la publication d’un communiqué de presse sur les portails de presse:
Voici une synthèse des éléments à prendre en compte pour bien choisir le moment d’envoyer un communiqué de presse :
Qu’est-ce qu’un embargo?
Un embargo est une limite de temps concernant la publication d’informations. Les embargos sont utilisés pour fournir aux médias des informations à l’avance, afin qu’ils aient le temps de préparer une couverture médiatique approfondie. Les embargos n’ont aucune force légale. Une rédaction qui ne respecte pas un embargo doit cependant s’attendre à ne plus recevoir d’informations à l’avance.
Il n’existe pas de jour de la semaine ni d’heure parfaite pour envoyer un communiqué de presse. Mais certains moments sont meilleurs que d’autres:
Jours pendant lesquels il vaut mieux ne rien communiquer
Il y a par ailleurs chaque année quelques jours où d’autres thématiques sont prioritaires: ce sont avant tout le 1er août (fête nationale) et les jours de votations populaires fédérales. Il convient d’éviter d’organiser des communications de presse ces jours-ci si elles ne sont pas en phase avec les thématiques abordées lors des votations populaires fédérales.
Il vous est bien entendu possible d’envoyer votre communiqué de presse manuellement à l’aide de logiciels de messagerie électronique classiques et de gérer vos contacts dans une liste Excel ou votre propre banque de données. Cette manière de procéder est tout à fait adéquate si vous pouvez facilement conserver une vue d’ensemble de votre volume de communiqués de presse et du nombre de vos contacts. Pour vous adresser à des listes de distribution d’une plus grande envergure, des logiciels et des outils de relations publiques professionnels sont plus adaptés.
Le développement d’une liste de distribution aux médias prend du temps et accapare des ressources. Sa tenue à jour et l’actualisation des contacts demande beaucoup de travail. Les outils de relations publiques peuvent s’avérer utiles pour la création et la gestion de listes de distribution aux médias, ainsi que pour l’envoi et le suivi de vos communiqués de presse.
Outils de relations publiques gratuits
Il existe plusieurs outils gratuits pour le travail de relations publiques et la collaboration avec les médias. Cependant, leurs fonctions sont le plus souvent limitées et leur audience est réduite. Leurs réseaux auprès des médias sont en effet moins étendus que ceux dont disposent les outils payants. Souvent, l’assistance individuelle proposée par ces outils gratuits est réduite.
En sa qualité de filiale de la dpa, news aktuell est un opérateur de communication fort de 35 ans d’expérience dans les services et outils de relations publiques. L’outil de relations publiques renteria, son annuaire des médias et le réseau de diffusion ots sont des solutions reconnues qui renforcent vos actions de relations publiques.
Pour terminer, voici un récapitulatif des règles les plus importantes pour une publication réussie de votre communiqué de presse, sous forme de check-list.
Le contenu ne suffit pas à lui seul pour que votre communiqué de presse suscite l’attention souhaitée. La manière et le moment de l’envoi sont au moins tout aussi importants.
Sélectionner les bons contacts médias et les bons canaux est tout aussi crucial qu’un timing de publication bien pensé. Des outils professionnels comme ots ou renteria, proposés par news aktuell, peuvent jouer un rôle clé dans la diffusion de votre communiqué de presse.
Cela vous a intéressé? N’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller en détail pour la diffusion de votre communiqué de presse.